Des del passat diumenge 8 de setembre, a l'Hotel Acapulco Lloret hem implementat WhatsApp com una eina de comunicació dins dels departaments de recepció, reserves i màrqueting. Aquesta integració no només ha facilitat la gestió diària, sinó que també ha optimitzat la interacció amb els clients i els col·laboradors.

A l'Hotel Acapulco Lloret, som plenament conscients que WhatsApp ha estat present a l'àmbit hoteler des de fa temps, i que la seva adopció no suposa una innovació disruptiva en si mateixa. Tot i això, la nostra decisió d'esperar abans d'integrar-lo ha estat justificada per la necessitat de garantir un pas ferm i segur. La implementació s'ha basat a complir una sèrie de requisits essencials, sent el més important la integració completa amb el nostre PMS Ubikos, cosa que ens permet oferir una experiència fluida i eficaç als nostres hostes.

A continuació us detallem els avenços i beneficis detectats en aquests primers dies d'ús de l'aplicació.

Instal·lació i Configuració de WhatsApp als Departaments Clau

El primer pas per a la implementació va ser la instal·lació de la versió de Windows de WhatsApp en quatre ordinadors estratègicament distribuïts: dos al front office i dos als departaments de back office: màrqueting i reserves. Aquest desplegament permet que tots els equips clau de l'hotel mantinguin una comunicació fluida, tant interna com externa, mitjançant una plataforma unificada.

És important destacar que el número de WhatsApp utilitzat és independent del telèfon principal de recepció i correspon a un duplicat de la targeta mòbil que ja es fa servir per a les trucades sortints de l'hotel. Això assegura que el flux de missatges i trucades no es vegi interromput i que cada àrea tingui accés ràpid i eficient al sistema sense interferències amb la línia principal.

Comunicació Interna Instantània i Eficient

Una de les millores més notables ha estat la unificació de les comunicacions internes. Ara, qualsevol notificació o informació important que necessiti ser transmesa a l’equip de recepció es realitza a través de WhatsApp. Aquest canvi ha estat especialment beneficiós perquè garanteix que els missatges siguin llegits a l'instant i 24/7.

La immediatesa de la plataforma permet una coordinació més gran entre els diferents departaments de l'hotel, reduint el temps de resposta i evitant malentesos que poguessin sorgir amb altres mitjans de comunicació més tradicionals, com el correu electrònic o les trucades telefòniques.

Coordinació amb Col·laboradors i Serveis Externs

A més de millorar la comunicació interna, WhatsApp ha esdevingut una eina crucial per a la gestió de la comunicació amb col·laboradors i serveis externs. La massatgista de l'hotel, el proveïdor de transfers i altres col·laboradors externs ara reben les notificacions directament per aquesta via, cosa que facilita la programació de serveis i la resolució ràpida de qualsevol incidència. Aquesta centralització de la comunicació contribueix a l'eficiència operativa ia establir relacions més sòlides amb els cooperants externs.

Comunicació Millorada amb els Clients: Automatització i Personalització

L'avenç més gran en la implementació de WhatsApp ha estat en la comunicació amb els clients. Gràcies a la integració de WhatsApp amb UbikOS, el PMS utilitzat al nostre hotel, hem aconseguit automatitzar i personalitzar les interaccions amb els hostes. A través d'un sistema de tokens configurat al PMS, ara podem enviar confirmacions de reserves personalitzades amb detalls com el nom del client, tipus d'habitació, dates d'estada i un gran etcètera. A més, oferim enllaços de pagament a través de la passarel·la de PayComet, facilitant la confirmació de la reserva de manera ràpida i segura.

Un altre aspecte clau d´aquesta integració és la possibilitat d´enviar als clients un enllaç per fer el check-in online, reduint els temps d´espera al moment de la seva arribada al´hotel i millorant la seva experiència general. Tot aquest procés està completament automatitzat i adaptat a múltiples idiomes, garantint que els nostres hostes rebin informació clara i precisa sense importar el lloc d'origen.

Conclusió: Cap a una Comunicació Més Eficient i Satisfactòria

En uns dies d'implementació, la integració de WhatsApp a l'Hotel Acapulco ens ha demostrat ser una eina eficaç que millora tant la comunicació interna com l'externa. La facilitat per interactuar amb els clients i col·laboradors en temps real, així com l'automatització de processos clau com el check-in i la confirmació de reserves, ha permès a l'hotel oferir un servei més àgil i personalitzat.

Amb aquesta tecnologia, des de l'Hotel Acapulco Lloret seguim avançant cap a l'excel·lència operativa, garantint més satisfacció tant per a l'equip intern com per als hostes. Seguirem monitoritzant els resultats i fent ajustaments per maximitzar el potencial d'aquesta nova eina, assegurant sempre la millor experiència per a tothom.