Desde el pasado domingo 8 de septiembre, en el Hotel Acapulco Lloret hemos implementado WhatsApp como una herramienta de comunicación dentro de los departamentos de recepción, reservas y marketing. Esta integración no solo ha facilitado la gestión diaria, sino que también ha optimizado la interacción con los clientes y colaboradores.

En el Hotel Acapulco Lloret, somos plenamente conscientes de que WhatsApp ha estado presente en el ámbito hotelero desde hace tiempo, y que su adopción no supone una innovación disruptiva en sí misma. Sin embargo, nuestra decisión de esperar antes de integrarlo ha estado justificada por la necesidad de garantizar un paso firme y seguro. La implementación se ha basado en cumplir una serie de requisitos esenciales, siendo el más importante la integración completa con nuestro PMS Ubikos, lo que nos permite ofrecer una experiencia fluida y eficaz a nuestros huéspedes.

A continuación, os detallaremos los avances y beneficios detectados en estos primeros días de uso de la aplicación.

Instalación y Configuración de WhatsApp en los Departamentos Clave

El primer paso para la implementación fue la instalación de la versión de Windows de WhatsApp en cuatro ordenadores estratégicamente distribuidos: dos en el front office y dos en los departamentos de back office: marketing y reservas. Este despliegue permite que todos los equipos clave del hotel mantengan una comunicación fluida, tanto interna como externa, a través de una plataforma unificada.

Es importante destacar que el número de WhatsApp utilizado es independiente del teléfono principal de recepción y corresponde a un duplicado de la tarjeta móvil que ya se emplea para las llamadas salientes del hotel. Esto asegura que el flujo de mensajes y llamadas no se vea interrumpido y que cada área tenga acceso rápido y eficiente al sistema sin interferencias con la línea principal.

Comunicación Interna Instantánea y Eficiente

Una de las mejoras más notables ha sido la unificación de las comunicaciones internas. Ahora, cualquier notificación o información importante que necesite ser transmitida al equipo de recepción se realiza a través de WhatsApp. Este cambio ha sido especialmente beneficioso porque garantiza que los mensajes sean leídos al instante y 24/7.

La inmediatez de la plataforma permite una mayor coordinación entre los distintos departamentos del hotel, reduciendo el tiempo de respuesta y evitando malentendidos que pudieran surgir con otros medios de comunicación más tradicionales, como el correo electrónico o las llamadas telefónicas.

Coordinación con Colaboradores y Servicios Externos

Además de mejorar la comunicación interna, WhatsApp se ha convertido en una herramienta crucial para la gestión de la comunicación con colaboradores y servicios externos. La masajista del hotel, el proveedor de transfers, y otros colaboradores externos ahora reciben las notificaciones directamente por esta vía, lo que facilita la programación de servicios y la resolución rápida de cualquier incidencia. Esta centralización de la comunicación contribuye a la eficiencia operativa y al establecimiento de relaciones más sólidas con los cooperantes externos.

Comunicación Mejorada con los Clientes: Automatización y Personalización

El mayor avance en la implementación de WhatsApp ha sido en la comunicación con los clientes. Gracias a la integración de WhatsApp con UbikOS, el PMS utilizado en nuestro hotel, hemos logrado automatizar y personalizar las interacciones con los huéspedes. A través de un sistema de “tokens” configurado en el PMS, ahora podemos enviar confirmaciones de reservas personalizadas con detalles como el nombre del cliente, tipo de habitación, fechas de estancia y un gran etcétera. Además, ofrecemos enlaces de pago a través de la pasarela de PayComet, facilitando la confirmación de la reserva de manera rápida y segura.

Otro aspecto clave de esta integración es la posibilidad de enviar a los clientes un enlace para realizar el check-in online, reduciendo los tiempos de espera al momento de su llegada al hotel y mejorando su experiencia general. Todo este proceso está completamente automatizado y adaptado a múltiples idiomas, garantizando que nuestros huéspedes reciban información clara y precisa sin importar su lugar de origen.

Conclusión: Hacia una Comunicación Más Eficiente y Satisfactoria

En tan solo unos días de implementación, la integración de WhatsApp en el Hotel Acapulco nos ha demostrado ser una herramienta eficaz que mejora tanto la comunicación interna como la externa. La facilidad para interactuar con los clientes y colaboradores en tiempo real, así como la automatización de procesos clave como el check-in y la confirmación de reservas, ha permitido al hotel ofrecer un servicio más ágil y personalizado.

Con esta tecnología, desde el Hotel Acapulco Lloret seguimos avanzando hacia la excelencia operativa, garantizando una mayor satisfacción tanto para el equipo interno como para los huéspedes. Seguiremos monitoreando los resultados y realizando ajustes para maximizar el potencial de esta nueva herramienta, asegurando siempre la mejor experiencia para todos.